Interesuje cię outsourcing? Zastanawiasz się nad zleceniem działań zewnętrznemu dostawcy? – w tym artykule dowiesz się o najczęstszych problemach związanych z outsourcingiem oraz jak im przeciwdziałać.
Czym jest outsourcing?
Outsourcing to przedsięwzięcie polegające na przekazaniu części zadań, funkcji lub procesów biznesowych zewnętrznym firmom bądź specjalistom zamiast wykonywania ich wewnątrz własnej organizacji. W taki sposób, żeby skupić się całkowicie na swojej kluczowej działalności, a pozostałe pomniejsze czynności zlecić zewnętrznym firmom, które specjalizują się w konkretnych czynnościach.
Przykładowo produkujemy kosmetyki, ale również wysyłamy do klientów próbki, prowadzimy badania rynku, duże kampanie reklamowe oraz wiele innych czynności związanych z naszą działalnością. W takim wypadku korzystając z outsourcingu, możemy zlecić zewnętrznym firmom wykonywanie działań takich jak np. pakowanie produktów, kampania reklamowa, czy badania rynku, dzięki temu możemy nie tylko zaoszczędzić, lecz także skorzystać z usług osób wykwalifikowanych w tych dziedzinach.
Przykłady outsourcingu mogą obejmować outsourcing wszelakich usług jak: usług IT, obsługi klienta, księgowości, produkcji, a nawet funkcji zarządzania zasobami ludzkimi. Firmy, które decydują się na outsourcing, zawierają umowy z dostawcami usług zewnętrznych, określając zakres prac, warunki umowy i inne istotne detale.
Na outsourcing decydujemy się z różnych powodów, takich jak oszczędności kosztów, zmniejszenie ilości zadań do wykonania wewnątrz swojej firmy, czy powierzenie zadań dla specjalistów z branży, którzy mają szerszą wiedzę i umiejętności. Outsourcing ma swoje zalety, takie jak redukcja kosztów operacyjnych, zwiększenie efektywności, dostęp do specjalistycznej wiedzy, a także umożliwienie organizacjom skoncentrowanie się na ich głównych obszarach działalności. Jednak może też wiązać się z pewnymi ryzykami, poniżej przedstawimy cztery najczęstsze takie problemy.
4 najczęstsze problemy z outsourcingiem i ich rozwiązania
CENA – odgrywa kluczową rolę w każdym biznesie i stanowi jego najbardziej decydujący aspekt. Walczyć z wysoką ceną usług outsourcingu możemy na kilka sposobów:
- Stała Współpraca może być korzystna dla obu stron, dzięki niej będziemy w stanie uzyskać interesujące rabaty.
- Podpisanie Umów Długoterminowych może ograniczyć elastyczność cenową, co jest pomocne w przypadku zmieniających się warunków rynkowych.
- Rynek Wschodni pomoże nam ograniczyć koszty, szczególnie że powszechnie wiadomo, iż ceny różnią się w zależności od regionu. W przypadku współpracy z dostawcami z rynku wschodniego konieczne jest dokładne zrozumienie uwarunkowań tego rynku, zmienności walut, a także ewentualnych kosztów transportu i cła.
- Znalezienie doświadczenie partnera handlowego zagwarantuje nam adekwatność jakości do ceny usług oraz mniej ryzykowną inwestycję.
JAKOŚĆ –zlecając wykonywanie zadań zewnętrznej firmie, oczekujemy, że zostaną one wykonane zgodnie z obowiązującymi standardami w naszej działalności.Outsourcing wiążę się z ryzykiem powierzenia zadania nieodpowiednim firmom, przez co ich jakość nie będzie dla nas akceptowalna. Co możemy zrobić to przede wszystkim zbadać jakość wykonywania usług w zewnętrznej firmie, poprzez:
- Audyty w zakresie kontroli jakości są kluczowe, aby monitorować i zapewnić zgodność z ustalonymi standardami.
- Certyfikaty jakości, np. ISO, może świadczyć o zaangażowaniu dostawcy w utrzymanie wysokich standardów swoich usług.
- Sprawdzenie, czy firma używa nowoczesnych narzędzi i technologii, co może wpływać na ich efektywność i jakość świadczenia usług.
- Odwiedzając dostawcę przed rozpoczęciem współpracy, można ocenić warunki produkcji, poznać zespół i sprawdzić, czy zakłady spełniają nasze oczekiwania.
MOŻLIWOŚCI W OKRESIE PIKOWYM – to jak firma, której powierzamy część naszych zadań, radzi sobie w okresach pikowych, kiedy zleceń jest nad wyraz dużo – ma dla nas istotne znaczenie. Może dojść do sytuacji, że nasze zlecenie nie zostanie wykonane na czas, lub będzie w nieakceptowalnej przez nas jakości. Jak w takim razie poradzić sobie z tym problemem:
- Zabukowanie zleceń przed czasem jest kluczowe, ale konieczne jest również zorientowanie się, czy firma jest w stanie elastycznie reagować na nagłe zwiększenie zamówień.
- Sprawdzenie, czy firma zewnętrzna korzysta z pracowników tymczasowych w okresach pikowych, może to znacznie wpłynąć na stabilność zleconej usługi.
TRANSPORTY I MAGAZYN – nie możemy pozwolić sobie na sytuację, gdy powierzenie komuś z zewnątrz naszych zadań zachwieje naszym łańcuchem dostaw. Może zdarzyć się sytuacja, że firma ta korzysta z magazynów jeszcze innych firm, lub całkowicie nieprzystosowanych do naszych produktów. Najlepszym rozwiązaniem przed rozpoczęciem współpracy jest:
- Sprawdzenie, jakie magazyny posiada dostawca, pozwala na ocenę jego zdolności do przechowywania i zarządzania zapasami.
- Analiza czy firma jest w stanie zorganizować transport w terminie i w akceptowalnej cenie. Ocenić należy zdolności dostawcy do zarządzania transportem na danym obszarze.
Podsumowanie
Outsourcing bez wątpliwości i nie bez przyczyny zdobywa coraz większą popularność. Nie tylko dlatego, że możemy pozbyć się nadmiaru zadań, które nadwyrężają naszą pracę, lecz także powierzyć je specjalistom z danej branży.
W Purells Innovative / Burgopak Poland świadczymy usługi z outsourcingu usług pakowania. Skontaktuj się z nami — zajmujemy się również projektowaniem i produkcją opakowań na próbki dla firm w Polsce i na świecie.
Źródła:
Chojnacka Agnieszka, Outsourcing usług logistycznych – zalety i wady
https://rynekinwestycji.pl/konfekcjonowanie-a-co-packing-czym-roznia-sie-te-uslugi/
https://packfully.pl/outsourcing-pakowania-produktow-dlaczego-warto-zdecydowac-sie-na-fulfilment/
